Neue und archivierte Patientenakten mühelos digitalisieren (ePa)

Das St. Josef-Stift ist eine Fachklinik für Orthopädie, Rheumatologie und Wirbelsäulenerkrankungen. Seit 2004 werden hier Patientenakten digitalisiert: neue Akten ebenso wie ein gigantisches Altarchiv, das bis 1985 zurückreicht. Das Scanmaterial ist heterogen und kliniktypisch anspruchsvoll: von überlangen Fieberkurven und EKG-Streifen über stark strapazierte Formulare bis hin zu semitransparenten Röntgenbildern, die revisionssicher in der ePa bereitstehen müssen.

2024 ist klar: Die bisherigen Scanner werden den hohen Ansprüchen nicht mehr gerecht. Häufige Ausfälle, schwarze Scans – insbesondere bei Röntgenbildern – fehlende Kompatibilität zu aktuellen Betriebssystemen und DMS, abgekündigter Support und Workarounds bremsen Durchsatz und Qualität.

Für eine verlässliche und qualitative ePa-Befüllung braucht die Klinik neue Dokumentenscanner, die den hohen Anforderungen des Klinikalltags gewachsen sind und die etablierten Prozesse der Scanstelle unterstützen.

Gemeinsam mit der Abteilung Dokumenten-Management definiert die IT-Leitung ein anspruchsvolles Anforderungsprofil an die neuen Dokumentenscanner. Gesucht wird ein Produkt
mit hoher Anwenderfreundlichkeit, absoluter Zuverlässigkeit bei heterogenen Belegstapeln, Langlebigkeit im Dauereinsatz, exzellenter Bildqualität auch bei schwierigen Vorlagen, einfachem
Tausch von Verschleißteilen, sehr gutem Herstellerservice, kompakten Geräteabmessungen und Kompatibilität zur bestehenden d.velop Scan-Software.

Mehrere Teststellungen gängiger Scanner-Hersteller fallen durch – weder Benutzerfreundlichkeit noch Produktqualität und Service überzeugen. Erst der von d.velop empfohlene InoTec SCAMAX® 3×1 erfüllt alle Kriterien. Nach einem Beratungsgespräch folgt binnen weniger Tage eine betreute Teststellung. Der Scanner wird installiert, konfiguriert und über TWAIN/ISIS an das bestehende DMS angebunden.

Die Scan-Operatoren können ihre Workflows ohne Systembruch weiter nutzen. In der Praxis zeigt sich schnell: Der InoTec SCAMAX® 3×1 ist wie für Klinikakten gemacht. Der papierschonende
Bandtransport verarbeitet auch schwierige Belege zuverlässig. Die Bildqualität erfüllt ISO 19264-1 Level B und FADGI 3-Star – ein wichtiger Baustein für hochwertige ePa-Dokumente. Verschleißteile lassen sich eigenständig tauschen, wodurch Ausfallzeiten und externe Serviceeinsätze minimiert
werden. Und das große Touchdisplay mit klaren Textmeldungen erleichtert die Bedienung und reduziert Fehler. Entsprechend groß ist die Akzeptanz der Scanner beim Scan-Personal. Die Klinik entscheidet sich schließlich für zwei InoTec SCAMAX® 311cd inklusive Servicepaket.

„Wir waren wirklich beeindruckt: Vom Service vor, während und nach der Teststellung; vor allem aber von den Scannern. Ich habe noch nie so wertige und gut durchdachte
Dokumentenscanner gesehen. Da reicht schlicht kein anderer Hersteller heran. Diese Scanner mögen einen höheren Anschaffungspreis haben, aber sie sind jeden Cent wert –
insbesondere mit Blick auf die kommenden Jahre und Jahrzehnte.“
(Eva-Carina Gerling, Leitung IT St. Josef-Stift Sendenhorst)

Für IT-Verantwortliche in Krankenhäusern zeigt das Projekt: Wer ePa-Projekte verlässlich umsetzen will, braucht Dokumentenscanner, die technisch, organisatorisch und wirtschaftlich zum klinischen Umfeld passen. Der InoTec SCAMAX® 3×1 verbindet hohe Bildqualität, Prozessstabilität,
Integration in bestehende DMS- und Archivlandschaften und einen Service, der auch nach der Inbetriebnahme nah am Anwender bleibt. Diese Kombination macht den InoTec SCAMAX® 3×1 zur sicheren Wahl, wenn es um die nachhaltige Digitalisierung von Patientenakten für die ePa geht.